Salvaguarda de nuestros intereses maritimos

Dirección Administrativa

Objetivo

Planificar el control y el mejoramiento continuo de los recursos materiales y el establecimiento de principios técnicos y humanos para garantizar la calidad y eficiencia de los servicios.

Funciones

  • Formular las políticas y estrategias de desarrollo administrativo, de conformidad con las necesidades actuales de la Institución.
  • Brindar el servicio de correspondencia y archivos a toda la Institución.
  • Organizar y administrar los espacios físicos de las instalaciones de la Institución.
  • Realizar y controlar la adquisición de bienes y servicios utilizados por la Institución.
  • Administrar la flota vehicular de la Institución y velar por su buen funcionamiento, contando con un programa correctivo y preventivo permanente.
  • Realizar informes semestrales de las actividades administrativas efectuadas en la Dirección y presentarlos al Administrador de la Autoridad Marítima de Panamá́.
  • Administrar las pólizas de seguro vehicular contra accidentes, en coordinación con la Autoridad Superior.
  • Custodiar los Documentos de Valor que se utilizan en los Consulados, para el trámite de Certificados de la Institución.
  • Despachar los Timbres y Documentos de Valor que solicitan los Cónsules, a través del Departamento Financiero Consular.
  • Realizar inventarios físicos de los documentos de valor existentes en el Almacén.
  • Suministrar los informes de movimiento del Almacén, a la Jefatura de Proveeduría.

Unidad de Control Patrimonial Institucional

Objetivo

Gestionar el registro y control de los bienes que constituyen el patrimonio de la Autoridad Marítima de Panamá, basándose en las normas y procedimientos establecidos por el Estado, para salvaguardar los activos fijos de la Institución.

Funciones

  • Realizar anualmente la toma de inventarios físicos de los activos fijos por números de cuenta, utilizando de utilizar los documentos, estructura y códigos normados, para la toma de este inventario, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.
  • Asegurar el descarte de los bienes de activos fijos que por causa de obsolescencia, daño, deterioro, pérdida, destrucción, excedencia, mantenimiento, reposición onerosa, reembolso, reposición, en caso de bienes asegurados y cualquier otra causa justificable, han perdido utilidad para la Institución.
  • Actualizar diariamente la Base de Datos del Sistema de Inventarios de Activos Fijos, por efecto de entrada de equipos nuevos, donaciones, traspasos, devoluciones o descartes.
  • Implementar los Procedimientos Administrativos normados por la Dirección de Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas, para la actualización diaria del activo fijo de la Institución, de acuerdo al proceso de Descarte de los Bienes, al proceso de Traspaso de los Bienes, al proceso de Adquisición de Equipo Nuevo y al proceso de Adquisición por Donación.
  • Coordinar periódicamente, con el Departamento de Contabilidad, la exactitud del valor real en existencia del activo fijo y el envío de la información al Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República.
  • Enviar anualmente, el Informe de los Activos Fijos y monto total, para efecto del cálculo de la depreciación al Departamento de Contabilidad, al Ministerio de Economía y Finanzas y a la Contraloría General de la República.
  • Coordinar con la Oficina de Asesoría Legal, en la Dirección Nacional de Bienes Patrimoniales del MEF, el trámite de la Resolución para la donación de los Bienes, y así mantener los registros contables actualizados en la Institución.
  • Llevar el control de los activos menores de B/.100.00, conocidos como Cuenta de Orden.
  • Coordinar con el Departamento de Proveeduría, Contabilidad y la Oficina de Auditoria Interna, los inventarios de todos los activos de la Institución.

Departamento de Transporte

Objetivo

Prestar los servicios de transporte de la Institución, con base en las normas vigentes para el uso de vehículos del Estado, a fin de asegurar el traslado oportuno de los funcionarios autorizados.

Funciones

  • Atender y prestar el servicio de transporte a los funcionarios de la Institución.
  • Tramitar todo lo referente al revisado de los vehículos para la obtención de las placas.
  • Programar el mantenimiento del equipo rodante, incluyendo las reparaciones.
  • Establecer normas para regular las asignaciones, uso, conservación, mantenimiento y reparación de los vehículos y lanchas a motor de la institución, de acuerdo a las disposiciones legales y reglamentarias, emitidas por la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre.
  • Coordinar la dotación de Combustible, lubricantes y accesorios a los vehículos de transporte terrestre y preparar informe a la Dirección Administrativa.
  • Establecer rutas vehiculares para las misiones oficiales a las diferentes instituciones y entidades públicas.
  • Coordinar con la Dirección Administrativa, el trámite de las pólizas de seguros para la flota vehicular.
  • Revisar la vigencia de las licencias de los conductores de los vehículos de transporte terrestre.
  • Participar en conjunto con la Unidad de Bienes Patrimoniales y Control Fiscal de la Contraloría General de la República, en el descarte de existencia del equipo de transporte terrestre, cuando sea necesario y coordinar el levantamiento del Acta de Descarte o Remate del equipo de transporte terrestre.
  • Responder Fiscal y/o Administrativamente por la merma, robo, deterioro, sustracción o pérdida del equipo terrestre o repuesto, bajo su custodia.

Sección de Taller

Objetivo

Mantener los vehículos en óptimas condiciones mecánicas y funcionales para brindar los servicios de transporte de los funcionarios en las diligencias fuera de la Institución.

Funciones

  • Reparar los daños mecánicos encontrados en los vehículos y maquinarias de los motores de la Institución.
  • Determinar los materiales, herramientas, equipos y otros accesorios que requiera para la reparación y mantenimiento de los vehículos de la Institución.
  • Trasladar o remolcar los vehículos que presenten fallas, hacia las instalaciones de la Institución.
  • Programar la realización del mantenimiento preventivo de la flota terrestre y marítima de la Institución, controlando el cambio de piezas y repuestos a los vehículos, para efecto del descarte de estos repuestos, según las normas vigentes.

Departamento de Servicios Generales

Objetivo

Proporcionar, oportuna y eficientemente, los servicios que requiera la Institución en materia de comunicaciones, mantenimiento y aseo, reproducción de documentos y demás servicios administrativos generales de apoyo que requieran las Unidades Administrativas de la Institución para el desempeño de las funciones a su cargo, y vigilar su correcta operación.

Funciones

  • Elaborar el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y correctivo de los edificios, equipos de oficinas e instalaciones de la Institución.
  • Realizar el servicio de mantenimiento de la energía eléctrica, agua potable, ascensores, extractores de aire y equipos de oficinas, para garantizar su óptimo funcionamiento.
  • Verificar que las contrataciones de servicios generales, se realicen con estricto apego a las leyes vigentes.
  • Proporcionar el servicio de reproducción y fotocopiado de los documentos.
  • Elaborar el proyecto de remodelación, adaptación, reparación y mantenimiento de la red telefónica.
  • Proporcionar a las instalaciones de la Institución, el servicio de aseo y limpieza necesario que permita la realización de las actividades en un ambiente salubre.
  • Proporcionar el apoyo a las Unidades Administrativas para la entrega o envió de mobiliario y equipos.

Sección de Mantenimiento y Aseo

Objetivo

Proporcionar los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo que se requieran para garantizar el buen funcionamiento de las instalaciones y el seguro desempeño de los equipos de la Institución.

Funciones

  • Elaborar el programa de mantenimiento preventivo de los equipos industriales, infraestructura de los edificios, mobiliarios y equipos de oficinas.
  • Proporcionar los servicios de reparación y mantenimiento de mobiliario, equipos de oficina e instalaciones, que requieran las Unidades Administrativas para garantizar un adecuado ambiente de trabajo a los funcionarios de la Institución.
  • Verificar que los servicios de alumbrando e iluminación funcionen adecuadamente.
  • Supervisar los servicios de limpieza, vigilancia, desinfección y control de plagas en las instalaciones y bienes muebles de la Institución, cuando éstos se realicen por terceros.
  • Realizar los servicios de mantenimiento de energía eléctrica, telefonía, fontanería, refrigeración, pintura, jardinería y electrónica a las Unidades Administrativas de la Institución.
  • Supervisar y llevar el control del mantenimiento de los equipos de aire acondicionado, maquinaría e instrumento para garantizar su adecuado funcionamiento.
  • Emitir criterio técnico sobre las solicitudes de pedidos de material del área de su competencia y brindar apoyo en asuntos relacionados con el mantenimiento de los equipos.
  • Coordinar con las empresas contratadas, las visitas programadas de mantenimiento preventivo, así como las de urgencia por daño ocurrido a los equipos.

Sección de Reproducción de Documentos

Objetivo

Realizar la reproducción de documentos de la Institución para apoyar las labores de las diferentes Unidades Administrativas.

Funciones

  • Proporcionar el servicio de reproducción, fotocopiado, compaginación y engargolado de documentos, con prontitud y eficacia, llevando un el registro de los mismos.
  • Organizar e implementar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipo de reproducción para garantizar su óptimo funcionamiento.
  • Garantizar que la calidad de las copias sean conforme a lo solicitado por las Unidades Administrativas, con el propósito de brindar un servicio de calidad.
  • Registrar mensualmente las solicitudes de copias realizadas por las Unidades Administrativas, a fin de llevar un control de consumo de materiales en la Sección.

Sección de Comunicación

Objetivo

Mantener el funcionamiento de los sistemas telefónicos y de los sistemas de radios de comunicación, a nivel nacional.

Funciones

  • Programar las instalaciones de las redes telefónicas de las Unidades Administrativas de la Institución.
  • Velar por el mantenimiento de los sistemas telefónicos y radio comunicación de toda la Institución.
  • Manejar la central telefónica de la Institución.
  • Coordinar con los Jefes de Departamentos, las inspecciones solicitadas de cableado o movimientos de las líneas telefónicas.
  • Coordinar con otras instituciones del gobierno, la instalación de repetidoras a lo largo del país, para el mejor desempeño de las comunicaciones y ahorro en instalaciones y equipos.

Departamento de Compras

Objetivo

Adquirir los bienes y servicios que requiera la Institución, para el funcionamiento de las diferentes Direcciones, Departamentos y Secciones, conforme al procedimiento establecido en la Ley de Contrataciones Públicas.

Funciones

  • Programar, organizar y controlar el proceso de selección de Contratistas, para el suministro y abastecimiento de bienes y servicios a las Unidades Administrativas de la Institución, para la ejecución de sus programas y proyectos.
  • Realizar la compra de los materiales, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
  • Mantener un efectivo control de calidad en atención a la calificación del Proveedor.
  • Publicar todo el proceso de Compras de Bienes o Servicios, que requiere la Institución, en el Sistema Electrónico Panamá Compras y en el tablero de la Institución conforme a los roles asignados por la Dirección General de Contrataciones Públicas de la Contraloría General de la República.
  • Presidir, registrar y aprobar los Actos Públicos de selección de Contratista e ingresarlos al Sistema Electrónico de Panamá Compra.
  • Colaborar en la elaboración de los Pliegos de Cargos, conforme a las especificaciones técnicas requeridas, por la Unidad Solicitante.
  • Asesorar a diferentes Departamentos referente a la legislación vigente de Contratación Pública.
  • Administrar el Sistema Electrónico de Panamá Compras con información de la Institución, conforme a los roles asignados por la Dirección General de Contrataciones Públicas de la Contraloría General de la República.
  • Adquirir bienes incluidos en el Catálogo Electrónico de Bienes y Servicios.
  • Registrar, aprobar y adjudicar compras directas en el Sistema Panamá Compras, previo el cumplimiento del procedimiento establecido en la Ley 22 de 2006 y sus reglamentaciones.
  • Ejecutar las Actas preparatorias de los Actos Públicos, conforme al procedimiento legal establecido.

Sección de Proveeduría

Objetivo

Gestionar el suministro de los recursos materiales que demandan las Unidades Administrativas de la Institución, en base a los requerimientos, a fin de posibilitar la oportuna utilización de los bienes adquiridos, para la ejecución de las operaciones de la Institución.

Funciones

  • Tramitar las Solicitudes de Materiales necesarias, para la compra de bienes y servicios.
  • Mantener un efectivo control de calidad, en atención a la verificación de los materiales y bienes entregados por parte de los proveedores.
  • Clasificar los materiales de acuerdo con la identificación.

  • Coordinar el cumplimiento de las normas en los procesos de Recepción, Almacenamiento, Custodia y Distribución de los materiales y bienes entregados por parte de los proveedores.
  • Establecer los mecanismos, para verificar los bienes que por sus características especiales tienen que ser enviados directamente a los encargados de su utilización.
  • Asegurar que los espacios físicos, cuenten con las condiciones óptimas para el almacenamiento de los materiales, según su naturaleza y especificaciones técnicas.
  • Programar las necesidades de materiales de las diferentes Unidades Administrativas.
  • Despachar oportunamente los artículos o bienes, solicitados por las diferentes Unidades Administrativas, las Capitanías y Puertos Menores.
  • Mantener ordenado los registros de los inventarios de los artículos o bienes.
  • Rechazar los artículos, productos y equipos que no satisfagan los requisitos del pedido según el documento oficial de la Orden de Compra.
  • Suministrar los informes de recepción y despachos de la Sección al Departamento de Contabilidad y la Oficina de Auditoria Interna.

Departamento de Correspondencia y Archivo

Objetivo

Prestar el servicio de registro y distribución de la correspondencia, así como el archivo de los documentos, en base a las normas de Archivología, para asegurar la debida custodia y preservación de la documentación importante de la Institución.

Funciones

  • Recibir, registrar, codificar y distribuir la correspondencia de la Institución y otras dependencias de AMP, de acuerdo a los reglamentos pertinentes.
  • Brindar orientación en el ámbito institucional, a fin de mantener la uniformidad en los sistemas de correspondencia y archivos.
  • Pasar los documentos escritos al sistema de visualización, a través de micro filminas.
  • Diseñar un sistema eficiente de recepción y entrega de correspondencia interna y externa que permita un flujo rápido y seguro de los documentos.
  • Coordinar la mensajería interna y externa a las diferentes Unidades Administrativas.
  • Preparar la valija de correspondencia, enviada a las instalaciones de nivel provincial de la Autoridad Marítima de Panamá y otras dependencias gubernamentales y privadas.
  • Implementar las normas y procedimientos sobre Documentación y Archivos Institucionales, de conformidad con las técnicas modernas.
  • Asegurar el mantenimiento de un Archivo Institucional con todos sus componentes.
  • Verificar y custodiar los documentos que ingresen al departamento por Unidades Administrativas.
  • Coordinar las actividades de recepción, entrega y archivo de los documentos oficiales, con otras dependencias de la Autoridad Marítima de Panamá.
  • Facilitar los documentos al personal de la Institución que los requiera, previa autorización del Director o Jefe inmediato, para ser fotocopiado.

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